En arbejdsbeskrivelse er vigtig.

Den beskriver, hvad der skal udføres, hvor ofte det skal udføres, og danner samtidig grundlaget for den aftale, kunden betaler for.

Men en arbejdsplads følger ikke altid arbejdsbeskrivelsen.

Der kan komme 50 gæster en dag, hvor der normalt kommer fem. Et mødelokale kan pludselig være i brug hele dagen. Regn og mudder kan ændre behovet i indgangspartiet på få timer. En intern aktivitet kan efterlade et område helt anderledes, end det plejer at være.

Og så opstår et interessant spørgsmål:

Skal rengøringsmedarbejderen gøre det, der står på planen – eller det, situationen kræver?

For mig er svaret ikke enten eller.

Det er her, den professionelle rengøring for alvor begynder.

Arbejdsplanen er fundamentet – ikke skyklapperne

I mange rengøringsaftaler er arbejdsbeskrivelsen helt naturligt styrende for arbejdet.

Det er aftalt, at bestemte områder rengøres med bestemte intervaller, og medarbejderen har en given tid til at udføre opgaven.

Det er nødvendigt. Uden struktur bliver det svært både at planlægge, levere og kontrollere kvaliteten.

Problemet opstår, hvis arbejdsplanen bliver det eneste, medarbejderen ser.

Hvis tankegangen bliver:

Det står ikke på min plan.
Det er ikke en del af kontrakten.
Det er ikke det, kunden betaler for.

Så kan man i princippet have fulgt arbejdsbeskrivelsen 100 procent – og stadig efterlade kunden med et utilfredsstillende resultat.

Virkeligheden ser ikke ens ud hver dag

En arbejdsbeskrivelse er statisk.

En arbejdsplads er dynamisk.

Mennesker kommer og går. Vejret ændrer sig. Der afholdes arrangementer og kundemøder. Nogle områder bliver pludselig brugt langt mere end normalt, mens andre næsten står tomme.

Det kan ingen arbejdsbeskrivelse forudsige ned til mindste detalje.

Derfor har medarbejderen en afgørende rolle.

Ikke bare som den person, der udfører rengøringen, men som den person, der står på arbejdspladsen og ser, hvordan virkeligheden ser ud lige nu.

Medarbejderen skal føle sig som en del af virksomhedens hverdag

Det kræver selvfølgelig oplæring.

En medarbejder kan ikke forventes at arbejde proaktivt, hvis vedkommende kun har fået udleveret en arbejdsplan og beskeden:

Følg den.

Jeg mener, at medarbejderen skal lære kundens arbejdsplads at kende og føle sig som en del af den virksomhedsfamilie, man kommer hos.

Ikke fordi rengøringsmedarbejderen skal overtage kundens ansvar.

Men fordi man begynder at se arbejdspladsen anderledes, når man føler ansvar for det resultat, man efterlader.

En meget enkel tanke kan være:

Hvordan ville jeg selv ønske, at arbejdspladsen så ud, hvis jeg skulle møde ind her i morgen?

Den tilgang kan ikke skrives ind i hvert enkelt punkt på en arbejdsplan.

Det er en kultur, der skal skabes.

Proaktiv betyder ikke gratis ekstraarbejde

Her er det vigtigt at skelne.

At arbejde proaktivt betyder ikke, at rengøringsmedarbejderen hver dag skal udføre en masse ekstra opgaver, som ikke er en del af kundens aftale.

Hvis behovet permanent er større end det, der er aftalt, skal det naturligvis håndteres.

Men står medarbejderen en aften og opdager en usædvanlig situation, mener jeg, at den første reaktion bør være:

Hvad kan jeg gøre ved det?

Og ikke:

Står det på min arbejdsplan?

Måske kan situationen løses med det samme. Måske kræver den ekstra tid. Måske skal medarbejderen kontakte sin leder.

Det afgørende er, at nogen reagerer.

Men arbejdet stopper ikke dér.

Reaktionen skal følges af opfølgning

Hvis medarbejderen har oplevet noget usædvanligt, skal vi bagefter forstå hvorfor.

Var det en enkeltstående situation?

Har virksomheden haft et arrangement?

Er brugen af et område begyndt at ændre sig?

Er der kommet flere medarbejdere?

Er et mødelokale blevet taget mere i brug?

Eller ser vi begyndelsen på et permanent ændret rengøringsbehov?

Her skal dialogen gå begge veje.

Vi følger op med medarbejderen, fordi det ofte er medarbejderen, der først opdager ændringen.

Og vi følger op med kunden, fordi kunden kan fortælle os, om situationen var midlertidig eller en del af en ny hverdag.

Hvis behovet har ændret sig permanent, skal arbejdsgangen måske også ændres.

Medarbejderen ser noget, kunden måske ikke ser

Det er faktisk en af de værdier ved professionel rengøring, som efter min mening let bliver overset.

En fast rengøringsmedarbejder kommer igen og igen på den samme arbejdsplads.

Med tiden lærer medarbejderen rytmen at kende.

Hvor bliver der hurtigt beskidt?

Hvornår er receptionen mest belastet?

Hvilke mødelokaler bliver brugt mest?

Er der pludselig mere aktivitet i en bestemt afdeling?

Den viden kan være utrolig værdifuld.

Men kun hvis medarbejderen har mulighed for at fortælle om det – og nogen lytter.

Derfor er god kommunikation mellem medarbejderen, rengøringsvirksomheden og kunden ikke noget, der ligger ved siden af selve rengøringen.

Det er en del af kvalitetsarbejdet.

Jo bedre dialog, desto bedre er vi rustet til opgaven

En kontrakt kan beskrive meget.

En arbejdsplan kan skabe struktur.

En kvalitetskontrol kan dokumentere resultatet.

Men ingen af delene kan stå alene.

For kundens arbejdsplads udvikler sig hele tiden.

Derfor mener jeg, at noget af det vigtigste i et godt rengøringssamarbejde er dialogen.

Når medarbejderen reagerer på det, vedkommende ser, når rengøringsvirksomheden følger op, og når kunden fortæller om ændringer i sin hverdag, bliver vi langt bedre rustet til at levere den rigtige rengøring.

Ikke kun den rengøring, der stod på papiret, da kontrakten blev underskrevet.

For arbejdsplanen fortæller os, hvad vi har aftalt.

Dialogen og medarbejderens blik fortæller os, om virkeligheden stadig passer til aftalen.

---

Bag resultatet

I serien Bag resultatet ser vi nærmere på de mennesker, beslutninger og processer, der ligger bag professionel rengøring.

For kvalitet skabes ikke kun med klud, moppe og en arbejdsplan.

Den skabes også af medarbejdere, der ser, reagerer og tager ansvar; og af en dialog, der sikrer, at rengøringen følger med, når kundens hverdag ændrer sig.

Hvad mener du: Hvor meget plads skal en medarbejder have til selv at prioritere, når virkeligheden ikke passer til arbejdsplanen?